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VSM – Value Stream Mapping

Mejora todos los procesos de producción de tu empresa identificando todos los fallos con un análisis continuo utilizando el Value Stream Mapping o VSM.

Tu cliente no te va a pagar por tus desperdicios.

¿Qué es el VSM?

Es una herramienta de análisis continuo para mejorar procesos de las organizaciones. Se trata de una de las herramientas más útiles para identificar todas las acciones y procesos que no aportan valor al producto final, y eliminarlas.

Cómo Implementar VSM

El VSM es un mapa, gráfico, en el cuál se muestra todo el proceso, o flujo, desde que se obtiene el material de entrada, hasta que se entrega el producto final al cliente.

Beneficios de implementar el VSM

  • Identifica mudas: En el VSM se indicarán todos los desperdicios (o mudas) detectados en las inspecciones, y también el motivo que los causa. De esta manera se aportarán soluciones más eficaces, para cambiar los desperdicios por acciones que aporten valor al producto final.
  • Versátil: se puede aplicar a muchas áreas del negocio (administración, inventario, calidad, seguridad, servicios).
  • Arrancar de raíz: El VSM te permite identificar los problemas de la empresa, y encontrar los motivos que lo provocan. Cuando tienes la raíz del problema, solucionarlo es mucho más sencillo.
  • Visión objetiva del proceso: Gracias al VSM, tendrás una visión objetiva de todos los procesos del sistema de producción, desde que se compra el producto de entrada de tu proceso de producción, hasta que se entrega el producto final a tu cliente.
  • Mejora la comunicación: La implementación del VSM mejora la comunicación entre todos los integrantes del proceso de mejora, operarios, mandos intermedios y equipo directivo.
  • Claridad: Se muestran todos los fallos claramente, para sugerir e implementar mejoras de manera más fácil y objetiva.

Cómo implementar el VSM paso a paso

Aprende como se debe implementar el VSM para tener una experiencia exitosa y llevar tu negocio al siguiente nivel.

Todos los pasos para aplicar el VSM

  1. Proceso de identificar el estado actual de la empresa

  2. Identificar las familias de productos

  3. Elige la familia de productos sobre la que quieres trabajar.

  4. Recuerda que las familias de productos no deben ser muy grandes, ya que aumenta la complejidad del VSM.

  5. Crea la matriz de Productos – Procesos para definir las distintas familias de productos.

  6. Calcular el Takt time, o frecuencia de compra del cliente.

  7. Calcula la demanda mensual de tus clientes.

  8. Realizar un VSM del estado inicial de la empresa con todos los errores y desperdicios que se han detectado para solucionarlos.

  9. Identifica el estado futuro al que quieres llegar después de aplicar esta herramienta lean.

  10. Dibuja el VSM del estado final, o ideal, del sistema donde lo estés aplicando. (Cero fallos y cero desperdicios).

Explicación de cada paso del VSM

Aprende como aplicar el VSM en tu negocio , adentrándonos más en cada uno de los pasos para que entiendas como se implementa de manera exitosa.

1. Iniciar el proceso para analizar el estado actual

El primer paso es conocer cual es la situación actual de tu empresa. Por este motivo, debes analizar todos los procesos.

Para realizar este paso, ves a identificar el estado actual de cada punto del proceso. Por ejemplo: Si quieres mejorar el sistema de producción de tu empresa de piezas de metal, ves a cada proceso de las piezas de metal e identifica los fallos y desperdicios que hay en ese punto.

No debes realizar ningún cambio, ni en la maquinaria, ni en los operarios, únicamente debes analizar e identificar, más adelante ya solucionarás los problemas y optimizarás tu empresa.

2. Identificar la familia de productos

Para realizar este paso necesitas saber que es una familia de productos. Una familia de productos está formada por productos que comparten tiempos y equipos durante los distintos procesos.

Para encontrar esos productos que forman la familia de productos puedes utilizar la tabla o matriz producto – proceso. (En el Paso 5 verás más detallada la matriz producto – proceso).

La matriz producto – proceso determina las familias de productos que tienes en tu empresa, para poder trabajar en cada familia por separado, ya que tienen muchos factores en común, como la maquinaria.

3. ¿Cómo elegir una familia de productos?

Ahora que ya tienes la matriz con las familias de productos identificadas… ¿Qué criterios hacen que agrupes los elementos de una manera determinada?

Estos elementos para agrupar los productos son:

  • Volumen de ventas: Agrupa los distintos productos por número de ventas e identifica las referencias de productos que dan mayor rentabilidad a la empresa.
  • Productos con procesos similares: Los productos que pasen por los mismos procesos y utilicen los mismos equipos (maquinaria, operario, etc).
  • Diagrama de Pareto: Identifica el 20% de tus procesos y productos que te devuelven el 80% de los beneficios. Estos procesos y productos son los que mantienen a tu empresa a flote.

4. No te pases

Ojo… Las familias de productos no deben de ser muy grandes, ya que cuanto más pequeña es la familia de productos, más simple es el mapeo de flujo de valor, y más sencillo y claro será aplicarla.

Si, por el contrario, eliges una familia de productos con muchas referencias, tu VSM será más complejo. ¿Esto significa que si tengo una empresa con familias de productos grandes no puedo mejorar mis procesos con el VSM? Claro que NO.

Únicamente deberás pasar por un proceso más complejo. Aunque con un buen equipo y un plan de acción detallado, el VSM en una empresa con familias de productos grandes será un éxito.

5. Matrix de procesos – productos

Llegado este momento, ya debes saber como elegir una familia de productos eficiente para llevar a cabo un VSM de manera eficaz.

Para identificar las distintas familias de productos utilizaremos la matriz de productos y procesos, donde veremos claramente que productos pertenecen a una misma familia.

Identificaremos primero, los productos que pasan por el 70% de todos los procesos. En la tabla se puede ver, claramente, los productos (con una X) agrupados en extremos de la matriz.

6. Calcular el Takt Time

Para poder realizar una producción adaptada a la demanda del cliente, debes conocer la frecuencia de compra del cliente, es decir, el promedio de tiempo que tarda la empresa en recibir una venta.

Una vez calculado el Takt Time y sabemos cada cuanto nos compra un cliente, de promedio, la producción de la empresa se debe ajustar a ese valor, de esta manera evitarás desperdicios, como el sobre inventario.

¿Cómo calcular el Takt Time?

Para calcular la frecuencia de compra del cliente hay que tener claro el tiempo disponible total y la demanda diaria de tu producto.

  • Tiempo disponible total = 8 h / día (jornada laboral habitual en España). Esto son 28.800 segundos / día.
  • Demanda diaria = 400 unidades / día.
  • Takt Time = 28.800 / 400 = 72 segundos / unidad

Con estos cálculos tan simples, hemos encontrado (en este ejemplo), que la frecuencia de demanda del cliente es de 72 segundos por cada unidad.

7. Calcular la demanda mensual

Ahora ya sabemos calcular la demanda promedio para ajustar la producción, aunque otro tipo de demanda también te debería alertar.

¿Cómo calcular la demanda mensual para ajustar tu empresa a la demanda real del cliente?

Hay varios métodos para calcular la demanda mensual de tus clientes. Estos métodos se llaman Métodos de pronósticos de demanda.

Algunos ejemplos:

  • Promedio simple.
  • Promedio ponderado.
  • Suavización exponencial.
  • Suavización exponencial doble.
  • Estacional multiplicativo.

8. Dibujar el VSM actual

Ahora ha llegado el momento de pasar a la acción y establecer el value stream mapping del estado actual, ayudándote con los datos extraídos previamente.

Dibujo de VSM aplicado

Primero dibuja todo el proceso por el cual pasa la familia de productos con la que quieres trabajar, sin prestar atención a las mejoras.

Cuando ya tienes todo el mapeo realizado, ahora ves colocando notan en cada punto, con el problema, o desperdicio, identificado, los motivos que lo causan.

Software que te ayudará: Vision Professional.

9. ¿Cómo debe ser el futuro?

Ahora es el momento de identificar como quieres que sea el VSM futuro, es decir, el estado futuro de tu flujo de valor.

Para solucionar los problemas y evitar los desperdicios, que, a día de hoy, sufre tu empresa, deberás conocer los métodos para optimizar procesos, o contratar a alguien experto en herramientas Lean, como el conocido Kaizen.

Algunos de los elementos que pueden variar después de aplicar el VSM futuro son:

  • Número de operarios en una línea.
  • Modificaciones en maquinarias al cambiar de referencia.
  • Cuanto inventario se necesita.
  • Los procesos para realizar alguna acción.
  • El número de equipos que intervienen en el proceso.

10. Dibujar el VSM futuro

Por fin… Ha llegado el momento de dibujar el estado futuro de tu empresa, con la misma herramienta, el mapeo de flujo de valor.

Para dibujar el VSM, esta vez, debes centrarte en el estado ideal que debería tener tu empresa para tener cero desperdicios y cero fallos.

Hay que tener en cuenta todo el proceso, desde que se tiene contacto con el proveedor del producto de entrada que necesitas para elaborar el tuyo, hasta la entrega del producto final a tu cliente.

¿Qué negocios implementan el VSM?

El value stream mapping parece que solo se deba utilizar en los sistemas de producción del sector industrial, aunque esto no es así. El VSM se puede utilizar para mejorar las diferentes áreas de un negocio.

¿Qué áreas mejorarás utilizando el VSM?

  • VSM en producción: Este tipo de VSM es el más conocido hasta la fecha, y el más implementado también. Se trata de encontrar los fallos en el sistema de producción, para eliminarlos y sustituirlos por acciones que aporten valor al cliente final.
  • VSM administrativo: En oficinas y administración también hay desperdicios, acciones y procesos que no aportan ningún valor a la empresa, ni al cliente. Estos hay que identificarlos, eliminarlos e incluir otras acciones que si aporten valor.
  • VSM en servicios: En las empresas dedicadas a ofrecer servicios, aplicar el VSM, te ayudará a dar más valor a tus servicios, ya que estos aportarán más valor a tu cliente. Disminuirás al máximo los desperdicios.
  • VSM en calidad: También se pueden analizar los procesos de calidad, eliminar los mudas que se realicen, reduciendo las posibilidades de que hayan defectos en el producto final.
  • VSM en logística (inventario): Aplicar el VSM eliminará los desperdicios en al parte de la logística, logrando entregas más rápidas y lotes personalizados para los clientes.
  • VSM en ingeniería y desarrollo de software: Para los ingenieros, el VSM sirve de gran ayuda para encontrar todo tipo de ineficiencias y fallos. El VSM se realiza desde la idea del proyecto, hasta la implementación o el producto/servicio final.
  • VSM en sanidad: Con el uso del VSM se analizarán todos los procesos con el trato con el paciente, encontrando errores y eliminándolos, o cambiándolos por acciones más eficaces, oportunas y con mayor valor para el paciente.

¿Cuánto se tarda en implementar el VSM?

El VSM se utiliza para identificar los desperdicios de una empresa y poder cambiarlos para que se aporte el máximo valor posible en cada procedimiento. Pero… ¿Cuánto puedo tardar en implementar correctamente el VSM en mi empresa?

La respuesta a esta pregunta es: Depende. ¿Depende de qué?

Depende de como sea tu empresa, tanto del tamaño, como del número de fallos, tipo de errores, y muchos más factores.

Si tu empresa se dedica a crear un solo producto, y la empresa tiene 5 empleados, será mucho más fácil y rápido aplicar el VSM.

En cambio, si tu empresa tiene más de 150 trabajadores, cuentas con 8.000 referencias de productos distintos, aplicar el VSM, será muy útil, y te llevará más tiempo.